Tal vez los sistemas de información más parecidos a lo que queremos lograr o por lo menos en la concepción de sus objetivos y estructura, los cuales son los sistemas contables y los sistemas gerenciales.
Los sistemas de información contable: deben ejecutar tres pasos básicos que constituyen su estructura, los cuales son:
· Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos
· Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías, para tener un mayor control sobre el flujo de información.
· Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla, por tal motivo sistema de contar con herramientas que faciliten estas tareas tan arduas y engorrosas.
Los objetivos primordiales un sistema de información contable son:
· Predecir flujos de efectivo.
· Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
· Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
· Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
· Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
· Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
· Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
· Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
Además de lo anterior un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
Los sistemas de información gerencial: es conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones. Estos sistemas cuenta con una estructura piramidal que consiste en:
· La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.· El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
· El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
· El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.
Estos sistemas están elaborados con el fin de optimizar y apoyar las cuatro funciones gerenciales básicas Planificación, Organización, Dirección y Control, especialmente las de Planeación y control, lo que permite concluir que debe cumplir los objetivos planteados en cada una de estas fases.
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